Сваког дана, широм свијета шаље се 183 милијарди е-маилова. Рећи ћемо вам како се уверите да ваше писмо није изгубљено у општој маси. И тако да га прималац није само послао у корпу, већ му је позитивно одговорио. Правила писања пословног писма биће корисна за све. Без изузетка. КАКО БИ ПИСМО ТРЕБАЛИ?
Потребно је почети традиционално: "Драги Иван Сергеевич, здраво!" Постојала је случај када је једна велика компанија у дописници променила класичну апелацију "Драги" на "Драги". Иако, чини се, емотивно је апел постао топлији, партнери су били упозорени. У сваком случају не користите фразу "Добро време дана" као поздрав - прво, нико не говори у животу, а друго, можда ћете имати утисак да вам није брига када је писмо примљено.
МОЖЕМО УПОТРЕБА У ПИСМАМА СМИЛЕ?
Ако је писмо упућено странцу и има пословну природу, смеши могу створити осећај познавања у адресару. У неформалним писмима упућеним колегама, смајлије нису забрањене. Међутим, ако у писму постоје информације које би једног дана требало да вам затражи извршни директор ваше компаније, размислите о томе да ли желите да се насмејана заграда ухвати у очи?
КАКО НЕ ДОПУСТИТИ НЕГАТИВНЕ ЕМОВЕ НА ПОДРУЧЈЕ ТОНА ПИСМА?
Када сте незадовољни нечим, али не желите да прекидате однос са кривцем појављивања негативних емоција, већ ћете с њим водити конструктивни дијалог, немојте одмах послати писмо. Прочитај текст колеги који није укључен у конфликт, или га пошаљете касније када можете да напишете неутрално слово у тону.
КАО ПРЕДМЕТИ БИТИ СПЕЦИФИСАТИ ПИСМУ?
Писмо треба увек имати тему. Ово даје статусну поруку и често штеди од уласка у нежељену пошту. Тема треба бити кратка и опциона да вам указује на вас или на тему ваше сарадње са адресом. На примјер, ако сте упознали клијента на конференцији, форуму или изложби, логично је претпоставити да ће у његовој кутији бити пуно слова са темом "понуда" или "сарадња". Зато га боље подсетите на своје име или име компаније. А ако сте већ дуго познати, онда у предмету писма наведите предмет тимског рада или поводом преписке: "питање ...", "коментар о ..."
Да ли је желео да пређе са званичног језика на неефикасан?
Ако сте примили писмо написано строгим пословним тоном, онда морате да одговорите на исти начин. Запоставити ово правило писања пословног писма не би требало да буде.
Искуство показује да прелазак са формалног језика на неформални у пословној кореспонденцији често доводи до неефикасне интеракције. Биће тешко да разговарате о пословним питањима и охрабрујете партнера да испуне своје обавезе ако је ваша комуникација са њима постала пријатељска. Службени језик помаже да се задржи удаљеност и ефикасно реши проблеме. Формални стил помаже да се прво исправи у својим изјавама, што води ка бољим резултатима.
Постоји ли начин да се контакт особа брзо пошаље за одговор?
Уместо писања предмета "хитно" или "брзо", боље је у тексту слова навести тачан временски оквир у којем бисте желели да добијете одговор. На пример: "Молим вас да одговорите до таквог датума" или "искрено вас замолим да обавијестите о својој одлуци најкасније до тог датума. Не покушавајте да убрзате процес тако што ћете насловнику одговорити да очекујете одговор: "Надам се за вашу сагласност" или "Молим одговор на афирмативан одговор." Дајте особи прилику да размисли за себе.
У сваком случају, УПОТРЕБЉАВАЈТЕ ВАЖНО ВАЖНО?
Овај алат треба користити само када је случај наведен у писму заиста хитан и важан не само за вас, већ и за вашег приматеља. Мислите ли да су сви случајеви овакви? Означите сва ваша Интернет слова црвеном заставицом и узвишеним знаком - погрешно. Сећате се бајке о петљу и вуку: када вам заиста треба писмо за читање одмах, то ће бити занемарено.
КАКО ПРЕКРШИТИ ПИСАНО У КОЈЕМ ЈЕ НЕСРЕЧЕН?
Ако сте приморани да нешто одбијете, немојте започети поруку са изјавом о грешци. Укратко опишите разлоге за вашу одлуку и јасно ставите до знања да је у одређеним околностима могуће вратити на разматрање питања. Хвала на интересу који вам је показан, изразите жаљење због таквог исхода случаја и завршите писмо позитивно, на пример, "Желим успех".
ШТА ДА РАДИ ДА ЈЕ ПИСМО ДОЉЕ?
Структурирајте текст, разбијте га у поглављима, параграфима, параграфима - иначе дуга порука је тешко схватити. Ако се информација даје једном континуираном командом, онда на другом реду особа почиње да губи интересовање за то. Идеална формула за састављање великих интернет слова изгледа овако: једна мисао је један параграф. Такође је важно избјећи сложене реченице и замућене фразе. Да бисте брзо одговорили на ваше писмо, особа би требала бити у стању да по први пут схвати оно што заиста траже од њега.
КАКО ЈЕ БОЉИ ЗА ПРИЈАВУ?
Одговарајући на писмо, довољно је навести на крају ваше име и презиме. Уколико покренете кореспонденцију, онда наведите своју позицију и контакт телефонски број. Користећи на почетку писма апел "Драги ...", немојте је завршити фразом "С поштовањем". Напишите: "Срдачан поздрав" или "С поштовањем". Узмите неколико врста потписа у пошти и користите их у зависности од ситуације.
НА СЕЛУ ГРАНДФАТХЕР.
• Према истраживачкој компанији Радицати Гроуп, свакодневно је послато 183 милијарде интернетских писама у свету, односно више од 2 милиона слова у секунди.
• Касперски Лаб, познати произвођач анти-спам система, процјењује да је 80% поште послато у једном дану нежељена пошта.
• Према агенцији Галлуп Медиа, од 70 милиона регистрованих корисника поштанског система маил.ру, готово 8 милиона дневно проверава своје поштанско сандуче.
• Највећи број спама се шаље из САД, Русије и Пољске.
• Најчешће теме неовлашћеног оглашавања, које се шаљу поштом, су лекови и познаници.